Come usare Copilot in Office 365:
esempi pratici per chi lavora in azienda.
Nelle aziende venete quasi tutti lavorano con Windows e Office 365. Microsoft Copilot è già lì, spesso ignorato. Ti racconto cosa ho scoperto usandolo davvero — da una presentazione per un convegno fino agli usi quotidiani in Word, Excel e Outlook — e ti dico la verità su cosa è gratis e cosa si paga.
Microsoft Copilot è probabilmente già presente sul tuo PC aziendale, dentro Windows e Office 365 — e quasi nessuno lo usa. La maggior parte delle persone che conosco lavora con Windows: nelle piccole aziende del Veneto, nei magazzini, negli uffici. PC Windows, Excel, PowerPoint, Outlook. Chi è fortunato ha anche Office 365. E dentro Office 365, da un po' di tempo, c'è Copilot.
Solo che non tutti lo sanno. Non tutti lo usano. Molti ne hanno sentito parlare ma non hanno mai aperto quella piccola icona in basso a destra.
Copilot non è un'app da scaricare: è integrato dentro Windows e Office 365. Ma c'è una distinzione che conviene sapere subito, perché fa la differenza: esiste una versione di base gratuita e una versione completa a pagamento — ed è quest'ultima quella che lavora davvero dentro i tuoi documenti. Tra poco ti spiego come si capisce quale hai. Per ora tieni a mente: non tutto quello che vedrai online di Copilot è gratis.
La presentazione per il convegno
Qualche settimana fa mi è stata chiesta una cosa che non faccio spesso: costruire una presentazione PowerPoint per un convegno sulla salute e il benessere. Quindici slide, pubblico in sala, relatrice sul palco.
Non sono un grafico. Non sono un esperto di comunicazione visiva. Sono uno che lavora in magazzino e studia IA il pomeriggio. Ma avevo Copilot, avevo un'idea di cosa dire, e avevo voglia di provare.
"Non gli ho detto cosa fare. Gli ho raccontato cosa volevo trasmettere. E lui ha sviluppato l'idea meglio di quanto avrei fatto io da solo."
Questo è quello che mi ha stupito di più. Copilot non si è limitato a formattare testo o a scegliere colori. Ha preso la mia idea grezza, l'ha strutturata, l'ha sviluppata, ha suggerito come distribuire i contenuti nelle slide. Come se avessi un collaboratore seduto accanto a me.
Una precisazione onesta, perché conta: questo tipo di lavoro — Copilot che costruisce le slide dentro PowerPoint partendo dalla tua idea — è la funzione della versione completa, quella a pagamento. La versione gratuita ti aiuta a ragionare e a scrivere testi, ma non mette le mani nei tuoi file allo stesso modo. Più avanti ti spiego la differenza in chiaro.
Come ho lavorato, passo dopo passo
Ho spiegato l'argomento, il pubblico, l'obiettivo della presentazione. Non un prompt tecnico — una conversazione normale, come se parlassi con un collega.
Copilot ha suggerito come organizzare le slide — titolo, flusso narrativo, distribuzione dei contenuti. Ho accettato quasi tutto, con qualche piccolo aggiustamento mio.
Testi, titoli, punti chiave per ogni slide. Tutto coerente con l'argomento e con il tono che avevo indicato. Niente di generico — era specifico su quello che avevo chiesto.
Qualche immagine non era di mio gradimento — le ho cambiate. Niente di tecnico, niente di complicato. Il resto era già pronto.
Risultato: quindici slide, pubblico in sala, applausi — sia alla relatrice che alla presentazione. Non lo dico per vantarmi. Lo dico perché è la prova concreta che uno strumento già dentro il tuo PC può fare cose che prima richiedevano ore di lavoro o un grafico esterno.
Cosa puoi fare con Copilot in Office 365
Non solo presentazioni. Copilot è integrato in tutta la suite Office. Ecco gli usi più concreti per chi lavora in azienda:
- PowerPoint — costruisce presentazioni partendo da un testo o da un'idea. Struttura, contenuti, layout.
- Word — scrive bozze, riassume documenti lunghi, riscrive testi in tono più formale o più semplice.
- Outlook — suggerisce risposte alle email, riassume conversazioni lunghe, aiuta a scrivere messaggi difficili.
- Excel — analizza dati, crea formule, spiega cosa contiene un foglio senza che tu debba capire tutto da solo.
- Teams — riassume le riunioni, trascrive, evidenzia i punti chiave e le decisioni prese.
Una cosa importante: Copilot funziona meglio quando gli dai contesto preciso. Non "fammi una presentazione sulla salute" — ma "fammi una presentazione sulla salute e il benessere in azienda, per un pubblico di responsabili HR, tono professionale ma accessibile, 15 slide." Più sei specifico, meglio lavora.
Cosa non funziona ancora benissimo
Sarei disonesto se dicessi che è tutto perfetto. Alcune cose le ho dovute correggere io — le immagini in particolare. Copilot sceglie immagini di stock che a volte sono troppo generiche o non si adattano al contesto visivo che avevo in testa.
In generale: sui contenuti testuali è molto forte. Sul lato visivo e creativo devi ancora mettere la tua mano. Non è un difetto — è semplicemente come funziona adesso.
La regola che uso: Copilot per la struttura e i testi. Io per le immagini e i dettagli visivi. Insieme si arriva in molto meno tempo di quanto ci vorrebbe da soli.
Gratis o a pagamento? La differenza che conta
Qui è dove tante persone si confondono, quindi te lo dico chiaro, senza giri di parole. Di "Copilot" non ce n'è uno solo.
La versione gratuita (Copilot Chat). È inclusa se la tua azienda ha già un abbonamento Microsoft 365 idoneo. Funziona come un assistente generico: gli fai domande, ti aiuta a ragionare e a scrivere. Ma usa solo informazioni pubbliche del web — non entra nei tuoi file, nelle tue email o nelle tue riunioni.
La versione completa (Microsoft 365 Copilot). È quella che lavora davvero dentro Word, Excel, PowerPoint, Outlook e Teams, sui tuoi documenti veri. È un'aggiunta a pagamento, separata dal normale abbonamento Office. È quella che serve per fare quello che ho raccontato con la presentazione.
Quanto costa la versione completa? Per le piccole e medie imprese (fino a 300 utenti) il prezzo di listino è di circa 18,20 € per utente al mese, con pagamento annuale. Per le aziende più grandi la versione enterprise costa circa 28,10 € per utente al mese. In entrambi i casi i prezzi sono IVA esclusa, e serve avere già un abbonamento Microsoft 365 aziendale idoneo.
Un consiglio pratico: i listini cambiano spesso e ogni tanto ci sono promozioni, quindi prima di decidere controlla la cifra aggiornata sul sito ufficiale Microsoft Italia, e parti da una sola licenza di prova su chi userebbe lo strumento ogni giorno. Una licenza pagata e non usata è solo una spesa.
Da dove iniziare
Se hai Office 365 in azienda, chiedi al tuo responsabile IT due cose: se hai accesso alla versione gratuita di Copilot Chat (spesso è già attiva), e se vale la pena attivare la versione completa a pagamento per chi la userebbe davvero.
Poi prova con qualcosa di semplice. Una email difficile da scrivere. Un documento da riassumere. Una piccola presentazione. Non serve un corso, non serve un manuale. Basta iniziare a parlargli come parleresti con un collega.
Quello che ho imparato è semplice: lo strumento è già lì, o quasi. La differenza la fa sapere cosa chiedergli — e sapere cosa stai usando davvero.
Questo è esattamente il tipo di strumento di cui parlo nel mio nuovo libro. «Dalla Fabbrica al Futuro» racconta come l'intelligenza artificiale entra nel lavoro di chi si sporca le mani — in officina, in magazzino, in ufficio — spiegata da uno che parla la tua stessa lingua. Non per farti diventare un tecnico: per farti scoprire uno strumento in più.
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